جداول إدارة الوقت

في بداية الفصل الدراسي، عادة ما تكون الواجبات خفيفة وكمية الأعمال المطلوبة منك قليلة. مما يوهمك بأنك تستطيع الإعتماد على ذاكرتك وحدها، في تذكر الواجبات ومواعيد تسليمها. لكن مع مرور الوقت، تزيد الواجبات وتكثر المهام المطلوبة منك، فتشعر بالضياع. فجدولة الواجبات وتذكرها كلها بذاته أمر شاق وصعب. كثافة العمل في الفصل الدراسي ليس موزعاً بالتساوي على الأسابيع، ففي الأسابيع الأولى، قد تجد نفسك تشتكي من كثرة الوقت وقلة الواجبات، وكلما قربت فترة الإختبارات تجد أن ثقل الأعمال يزيد، فتصبح الأسابيع الأخيرة من الفصل الدراسي، أسابيع طوارئ.

أفضل حل لكلا المشكلتين، مشكلة تذكر مواعيد تسليم المهام والواجبات، وتوزيع العمل على الفصل الدراسي، هي بتوزيع الجهد الذي تحتاجه لكل مادة على الفصل الدراسي، وعمل جدول فصلي لتسجيل جميع الواجبات والمهام الدراسية. ومن ثم توزيع الأعمال المتعلقة بكل مهمة أو واجب مطلوب منك تسليمه على جداول أسبوعية. في هذه الحالة، أنت تضمن بأن تمتلك مخططاً جيداً للعمل ، فتقضي غالب وقتك في مربع الإبداع. وحتى عندما يتم تكليفك بواجب مفاجئ، تجد نفسك ممتلكاً المرونة الكافية لإستيعاب هذا الواجب، تحليله وإكماله على أتم وجه، دون أن يتسبب هذا الواجب في إدخالك في ضغوط أو يرغمك على العمل لساعات طويلة وربما تأجيل واجبات أخرى أو عدم تسليمها بالشكل المطلوب. وفي نهاية الفصل ستلاحظ بأن العمل خلال الفصل الدراسي كان موزعاً على الأسابيع ولن تشعر بضغوط الأسابيع الأخيرة وفترة الإختبارات.

جدول خطة العمل للفصل الدراسي:

لابد من أن تضع الإختلاف في توزيع الواجبات خلال الفصل الدراسي، واختلاف درجة صعوبة وكثافة واجبات كل مادة دراسية في عين الإعتبار. فلو فرضنا أنك تدرس الرياضيات والتربية البدنية في فصل واحد، فإن الجهد الذي تبذله في مادة الرياضيات لن يكون مساوياً للجهد في مادة التربية البدنية. وكذلك لو أضفنا مادة البرمجة للمادتين السابقتين، سيكون الجهد الذي تحتاجه للرياضيات مختلفاً عن التربية البدنية وعن البرمجة. ليكون توزيع الجهد متناسباً مع كمية العملية التي تحتاجها كل مادة، انصحك بإتباع الخطوات التالية:

1. تعرف على المواد، وصنفهم حسب الصعوبة:

التعرف على المادة وتصنيف درجة صعوبتها يكون من خلال قراءة الشرح التعريفي للمادة، تصفح المقرر الجامعي، والنظر في درجة معلوماتك وخبراتك السابقة عنها. وتستطيع البدء في هذه الخطوة من اليوم الدراسي الأول، أو حتى قبله، بزيارة موقع المدرس الإلكتروني، والتعرف على النقاط الرئيسية التي سيغطيها المقرر، ودرجة معرفتك السابقة بالمواضيع المطروحة.

فور إستلامك للكتاب المقرر، تصفح الفهرس، والنقاط الرئيسية. ولا تتعب نفسك بالتفكير كثيراً، فتوزيع الجهد عملية تقريبية، وبإمكانك التصحيح، إن اكتشفت أن نظرتك السابقة خاطئة. بعد تصنيف المواد، أعط كل مادة نسبة تقريبية من الوقت الذي تشعر بأنك تحتاج قضاءه في دراستها. يمكنك مشاهدة مثال على ذلك في الجدول التالي:

2. حدد المهام المطلوبة والدرجة الممنوحة لها:

سيوزع المحاضر في الأيام الأولى، ورقة تحتوي على جميع الواجبات المطلوب تسليمها، والإختبارات الشهرية والفصلية والنسبة المئوية الممنوحة لكل واجب أو إختبار. هذه الواجبات والمهام، يمكنك إستخدامها في توزيع نسبة الوقت الذي خصصته لكل مادة. لو فرضنا أن مدرس الرياضيات أعطاك قائمة كهذه:
- 14 واجب لمسائل من الكتاب، تسلم بنهاية كل أسبوع والنسبة الممنوحة لها 15في المائة من الدرجة النهائية.
- إختباران شهريان، أحدهما في الأسبوع السادس ونسبته 15، والآخر في الأسبوع الثاني عشر ونسبته 30،
- إختبار نهائي في نهاية الفصل الدراسي ونسبته 40 في المائة.
تستطيع إستنتاج بأن 40 في المائة من الوقت الذي خصصته لمادة الرياضيات، سيكون للإستعداد للإختبار النهائي. وذلك سيمتد من بداية السنة إلى نهايتها أي أن هذه الـ 40 في المائة ستتوزع على أسابيع السنة. أيضاً كل واجب سيأخذ منك 15في المائة من نسبة الوقت الذي تخصصه للمادة، وهذا أيضاً سيتوزع على أسابيع السنة.الإختبارات الشهرية، سيأخذ الأول 15في المائة والثاني 30 في المائة من وقت دراسة الرياضيات، ولكن الفترة الخاصة بهما تختلف. فالأول سيمتد من بداية السنة إلى موعد الإختبار، والثاني من بعد الإختبار الأول إلى وقت الإختبار الثاني.

3. حدد الأسابيع ذات الكثافة العالية من الأعمال:

يمكنك الآن تصور كثافة العمل والوقت الذي تحتاج لقضائه في أسابيع الفصل. فيمكنك ملاحظة بأن 55 في المائة وهي نسبة الإختبار النهائي، والواجبات الاسبوعية، موزعة بشكل متساوي على أسابيع الفصل. أما 45 في المائة الباقية، فـ 15في المائة منها موزعة على الأسابيع الستة الأولى، و30 في المائة موزعة على الأسابيع من 6 إلى 12. بمعنى آخر، أن ضغط مادة الرياضيات سيكون متوسطاً من بداية السنة إلى الاسبوع السادس، ثم تصبح كثافة العمل عالية من الأسبوع السادس إلى الثاني عشر، ومن الاسبوع الثاني عشر إلى الأسبوع السادس عشر، تكون الكثافة منخفضة.

4. أعد جدولة وترتيب المهام للتخفيف من الضغط:

كثافة العمل لكل مادة، مضاف إليها كثافة العمل للمواد الأخرى، يعطيك تصور واضح عن كمية العمل في أسابيع الفصل الدراسي المختلفة. فمثلاً، تكتشف بأن ضغط العمل لديك في الأسبوع العاشر عالٍ جداً، لوجود إختبار برمجة، وواجب رياضيات، وتقرير لغة إنجليزية. فتحاول تخفيف الضغط، بالعمل على تقرير اللغة الإنجليزية من الأسبوع التاسع، أو تبدأ المراجعة لإختبار البرمجة من الأسبوع الثامن. بمعنى آخر، أنت تخفف الضغط بنقل المهام بين الأسابيع، والعمل عليها مبكراً.

5. عندما تجد الوقت، لا تتردد في مسابقة المحاضر:

في بعض الأسابيع، خصوصاً في بداية الفصل الدراسي، قد لا يعطيك المدرس واجبات، أو لا يكون هناك الكثير من العمل لتقوم به. إستغل هذه الأسابيع في البدء بالعمل على مواضيع الأسابيع التالية، والواجبات القادمة، للمواد السهلة أو المواد التي لديك خبرة سابقة فيها. خصوصاً الواجبات الروتينية، والتي تأخذ طويلاً في الحل، لا في التركيز أو التفكير. حلك لهذه الواجبات، سيمنحك بعض الراحة في الأسابيع التالية، والتي قد يكون فيها ضغط العمل أعلى.

6. كن وسطاً بين الصرامة والمرونة:

نحن بشر ومعظم أعمالنا مرتبط بأطراف خارجية. مهما نظمنا أوقاتنا، ورتبنا أولوياتنا، قد يتسبب تأخر مدرس عن محاضرة، أو ظرف عائلي، بلخبطة جميع جدول أعمالنا. لذلك ضع لنفسك دائماً خطة للطوارئ، وأنجز أعمالك مبكراً.

الجدول المرفق يحتوي على نموذج لجدول المهام الدراسية، جدول المواعيد المهمة، وجدول المهام الأسبوعية (الملف). المواعيد المهمة والمهام الأسبوعية سيأتي الحديث عنهم بعد قليل.

الجدول الفصلي:

خطة العمل خلال الفصل الدراسي، تعطيك نظرة شاملة عن الأعمال وتوزيعها على أسابيع الفصل الدراسي. بالإضافة للخطة، سيساعدك جدول التقويم الفصلي. هذا الجدول، يحتوي على مواعيد تسليم الواجبات، والإنتهاء من المهام، والتواريخ المهمة بالنسبة لك خلال الفصل الدراسي. معظم الجامعات توزع جدول فصلي يحتوي على التواريخ المهمة بإجراءات الجامعة، وتترك لك مساحة لإضافة التواريخ والمواعيد الخاصة بك. إن لم تستطع الحصول على جدول جاهز، بإمكانك إعداد جدول خاص بك بإستخدام الحاسب الآلي.

ستحتاج أولاً لجمع كافة التواريخ المتعلقة بإجراءات الجامعة، ستجدها في موقع الجامعة الإلكتروني، أو في المكتب ذو العلاقة في الجامعة. أقترح عليك إضافة التواريخ التالية لجدولك:
1- المواعيد المتعلقة بالمواد الدراسية كالتسجيل للفصل الدراسي وإضافة وحذف المواد.
2- المواعيد المتعلقة بالإجراءات الأمنية كإصدار البطاقة الجامعية، إصدار ملصق استخدام مواقف السيارات.
3- المواعيد المتعلقة بالإجازات والإختبارات كأول يوم دوام، وموعد بداية الإختبارات وموعد إعلان النتائج.
4- مواعيد المحاضرات الطلابية الهامة، والتي عادة ما يقيمها مكتب توجيه الطلاب.

ثانياً، سيكون عليك إضافة مواعيد تسليم الواجبات، أو مواعيد الإنتهاء من العمل عليها. مواعيد الإنتهاء من العمل على الواجبات سيختلف عن موعد التسليم، في حالة أنك قررت تقديم العمل على واجب والإنتهاء منه مبكراً، للتخفيف من ضغط العمل في الأسبوع الذي يتوجب عليك تسليم هذا الواجب فيه. ولا تتردد في التعديل أو الإضافة على هذا الجدول. الملف المرفق يحتوي على مثال لهذا الجدول (الملف).

جدول المحاضرات الجامعية:

نظام المحاضرات في الجامعة يختلف عن نظام الحصص في المراحل القبل جامعية. ففي الجامعة، يطلب منك التسجيل في مواد حسب خطة التخرج الخاصة بك، واختيار الشعب والفصول التي تناسب توقيتك. لذلك ستختلف مجموعة الطلبة الذي يدرسون معك في كل مادة. أثناء التسجيل، سيتاح لك إختيار المحاضر، وقت المحاضرة، وفي بعض المواد سيطلب منك أيضاً إختيار المعمل، والمشرف على المعمل. لكل شعبة حد أعلى من الطلبة، بعد وصول عدد الطلبة إليه، يتم إقفال الشعبة، ولا يسمح لك في التسجيل فيها. التسجيل المبكر للمواد، وهذا عادة ما يتم قبل موعد دراسة ذلك الفصل بفصل دراسي، يساعدك على عمل جدول محاضرات يناسبك، واختيار أفضل المحاضرين. لإعداد جدول دراسي، ستحتاج إلى:

معرفتك بالأوقات التي تكون فيها في قمة نشاطك، والأوقات التي تبدأ بالشعور فيها بالتعب والملل. البعض مثلاً يكون في قمة نشاطة الساعة السابعة صباحاً، ويحتاج لقيلولة ساعة بعد الظهر. آخرون قد يفضلون أن يبدؤا بالدراسة في الساعة العاشرة. طبعاً لا شيء مضمون في الجامعة، فقد تضطر إلى تغيير عاداتك، أو إجبار نفسك على حضور المحاضرات باكراً. شخصياً، أفضل البدء باكراً، والإنتهاء باكراً. وأخذ فترة راحة في العصر، ثم أداء الفروض بعد المغرب، والنوم باكراً.
احصل على خطة تخرجك، أو المواد التي يجب عليك تسجيلها للفصل القادم من الكلية التي تدرس تخصصك. وأكتب أسماء مواد التخصص المهمة والتي يجب عليك دراستها، وقائمة بالمواد الإختيارية التي ستختار بعضاً منها لتدرسه في الفصل القادم.
من موقع المسجل، أو صفحة الشؤون الأكاديمية، حدد الأيام والأوقات التي سيتم تدريس تلك المواد فيها.
خطط جدول تضع فيه ايام الدوام الأسبوعي، وساعات اليوم من الساعة السابعة وحتى الساعة الرابعة. ومن المفضل، أن تطبع أو تصور عدة نسخ فارغة منه.
قم بتعبئة النسخة الأولى من الجدول مبتدءاً بالمواد المهمة، ومن ثم تعبئة الفراغات بالمواد الخيارية. انتبه للتعارض بين المحاضرات، وكفاية مدة فترات الراحة بين المحاضرات، وقدرتك للإنتقال خلالها من موقع المحاضرة الأولى إلى موقع المحاضرة الثانية. أعد الكرة مع الجداول الأخرى، واضعاً فرضية أن إحدى المواد المهمة لا يمكن التسجيل فيها لإمتلاء الشعبة بالطلبة.
من خلال التجربة والخطأ، يمكنك تكوين عدد من الجداول الدراسية. ولاحظ بأن عدد الشعب في الجامعة سيكون أكبر من المثال السابق، وكذلك إختلاف الأوقات. مما سيعطيك خيارات عديدة ومتنوعة. وأنصحك أن تقوم، على الأقل، بعمل جدول إضافي احتياطي، تحسباً لإلغاء الشعب الدراسية، أو إقفالها وقت تسجيلك للمواد، كون آلاف الطلبة يقومون بالتسجيل في وقت واحد، ولن يكون هناك وقت للتفكير في جدول جديد.

الجدول الأسبوعي للأعمال:

مسألة تتبع الواجبات والمهام، معتمداً على الذاكرة فقط لا يكفي، والعمل في الجامعة متراكم، وأحياناً نسيان تسليم واجب بسيط يكلفك الكثير. لذلك أقترح عليك، أن تخطو خطوة أخرى، وتعتمد إستخدام جدول أسبوعي، تتابع فيه مدى تحقيق الأهداف الأسبوعية. الأسبوع فترة ممتازة لتقسيم الأعمال خلالها، لأن في نهايتها عطلة نهاية الأسبوع، تستطيع فيها الترفيه عن نفسك لو أنهيت مهامك مبكراً، أو تستطيع العمل للحاق بأهدافك فيها إن إكتشفت بأنك متأخر عنها. الملف المرفق تجد مثالاً على جدول أسبوعي (الملف)، ومن المفضل أن يحتوي الجدول على:

1. مساحة لأيام الاسبوع، وساعات اليوم. أنواع الساعات ثلاثة:

- ساعات سبق لك الإلتزام بعمل مهم فيها، ولا يمكنك تغييرها وهي السوداء.
- ساعات قررت القيام بعمل مهم فيها، ولكن تستطيع تأجيل العمل أو تغير وقته، وهي الرمادية.
- ساعات حددتها للقيام بأعمال ليست ذات أهمية قصوى، وهي البيضاء.

2. مساحة لتحديد أهداف الأسبوع، والمهام التي يجب الإنتهاء منها خلاله.

3. مساحة للأهداف المنقولة من الأسابيع السابقة.